Arquivo, Gestão de Documentos e Preservação da Memória da Cidade (1)

Ivana D. Parrela*

 

"Um arquivo não é um depósito de papéis velhos. E não é somente a oficina do historiador. Um arquivo moderno é um centro de divulgação e desenvolvimento científico e cultural, de apoio à administração pública e fonte de prova e informação ao cidadão" 2


Pretende-se neste espaço, em um primeiro momento, descrever a trajetória das instituições arquivísticas na Prefeitura de Belo Horizonte - PBH e da Política de Gestão de Documentos do Município, em suas linhas gerais para, em seguida, discutir a posição que o Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte - APCBH vem adotando em relação à digitalização e ao gerenciamento digital de documentos, como recurso para a preservação da memória da cidade.

De um arquivo para a Prefeitura a um arquivo para a Cidade

Na organização dos serviços da Secretaria da Comissão Construtora da Nova Capital - CCNC3, cumpria à primeira turma cuidar da recepção, do expediente e do arquivo; à segunda, do expediente interno; e à terceira, do expediente externo. A primeira turma tinha a seu cargo o Arquivo Geral dos Papéis da Commissão.

A legislação que organizava a CCNC estabelecia que "o archivo será organisado em colleções correspondentes as diversas divisões por que se acham distribuidos os serviços da Commissão, tendo, além dessas, uma para os papéis diversos, e mais uma destinada a guarda dos documentos"(sic), (MINAS GERAIS, 1895).

Com a organização da Prefeitura da Cidade de Minas (posteriormente, Belo Horizonte), de 1898 a 1901, os documentos acumulados pela CCNC, assim como a própria concepção dada ao Arquivo, foram mantidos na Administração da nova cidade, embora nos primeiros relatórios a área nem seja mencionada.

Em 1911, a requisição dos serviços de um amanuense-arquivista para a organização dos documentos foi justificada pela grande demanda que surgiu a partir da promulgação de lei federal que permitia contar o tempo de serviços estaduais ou municipais para a aposentadoria. Nesta época, o Arquivo forneceu grande número de certidões a engenheiros e funcionários da CCNC. Tal demanda acabou por estimular outros investimentos no setor, vinculados à Secretaria da Prefeitura: passou-se a encadernar as folhas de pagamento da CCNC, visando à manutenção da ordem e conservação; iniciou-se a classificação dos documentos, com o que se pretendia dar mais agilidade às consultas e, especialmente, à expedição de certidões; e cresceram os pedidos de cópias de regulamentos de serviços, feitos por prefeituras do interior de Minas e de outros estados (BELO HORIZONTE, 1911, p. 23-24).

Em setembro de 1912, o prefeito informou estar concluída a organização do Arquivo. Foram devidamente ordenados e classificados os diversos papéis e documentos e resumidos os respectivos objetos em índice alfabético geral, com a indicação dos números das prateleiras e pastas onde foram distribuídos , de acordo com o assunto (BELO HORIZONTE, 1912, p. 36-37).

É interessante notar que a proposta de organização da CCNC era arquivisticamente mais coerente: o setor mantinha a ordem dos documentos dada por seus produtores, e a própria organização do Arquivo deveria refletir a organização da Comissão, o que segue um princípio caro à arquivística , consolidado no século XX, ou seja, o respeito aos fundos ou às unidades de arquivamento . Por outro lado, essa nova proposta previu a organização por assunto, estabelecida pelo arquivista.

Em 1922, o Arquivo (BELO HORIZONTE, 1923, p. 56) deixou de ser mero depósito de papéis, e até de materiais diversos das seções, ao ganhar nova catalogação dos documentos existentes. Outro problema se impunha: o crescimento do acervo, o que motivaria a sua mudança dos fundos da Prefeitura para o seu porão. A secretaria, nessa época, responsabilizava-se pelo Arquivo, pela Biblioteca e pela Portaria da Prefeitura. O prefeito não escondia que sua "preocupação contínua" recaía sobre a Biblioteca (BELO HORIZONTE, 1927, p. 7).

A partir de 1929, é possível acompanhar uma prática que seria regular: os expurgos, sempre que a falta de espaço exigisse, sem que os critérios destas eliminações fossem descritos nos relatórios (BELO HORIZONTE, 1929, p. 13); e a reencadernação de alguns livros de documentos, como medida de preservação. Nessas situações, os relatórios realçavam o caráter impróprio das instalações para um arquivo.

Na década seguinte, o prefeito Negrão de Lima disse ver no Arquivo uma "repartição de considerável importância, como repositório de informações e guarda da tradição administrativa do Município" (BELO HORIZONTE, 1937, p. 32-33). Uma das medidas que tomou para a valorização do Arquivo consistiu em sua transferência para um edifício na rua da Bahia, onde funcionava a Caixa Econômica Federal. Destacou o prefeito:

"na pesquisa dos livros e papéis acumulados, separou-se o precioso Arquivo da Comissão Construtora, parte da qual, entretanto, se encontra no Arquivo Público Mineiro, com prejuízo da integridade documental da história administrativa urbana. Organiza-se a biblioteca do Arquivo, com a encadernação de um exemplar de todos os volumes das leis, decretos, regulamentos, portarias, relatórios e outros impressos da Prefeitura, e a coleção completa do "Minas Gerais", a partir de 1897" (BELO HORIZONTE, 1937, p. 33).

Depois da mudança, instituiu-se um novo sistema de organização de contagem de tempo. Além disso, foi elaborado um catálogo geral para o acervo.

Em 1937, a Prefeitura destacou pela primeira vez os serviços prestados pelo Arquivo ao público externo, além daqueles relativos aos processos administrativos e de pessoal. Naquele ano, o Arquivo havia mudado, com os demais órgãos da Prefeitura, para o Palácio da Municipalidade, ganhando amplos salões no andar térreo.

Sobre o tratamento do acervo, o Prefeito informou que:

"os documentos da Commissão Construtora da Nova Capital, por uma anomalia inexplicável, achavam-se divididos em 3 partes , das quaes uma se achava na Prefeitura, uma na Secretaria de Interior e outra na da Agricultura. A que se achava nesta foi expontaneamente entregue ao nosso Archivo pelo Sr. Raul Noronha Sá, então Secretário da Viação. Graças a intervenção de V. Ex ., foi também devolvida a parte que se achava no Arquivo Público, ficando assim integrado de posse desta repartição todo o documentário referente à construção da Nova Capital de Minas Gerais" (sic). 4

Para divulgar os trabalhos do Arquivo, decretos, resoluções, portarias ou quais quer outros atos administrativos o Prefeito sugeriu que fosse criada a Revista do Arquivo Municipal, "a exemplo do que se faz em outras capitais adeantadas". Porém, tal ação não chegou a ser implementada .

Na gestão de Juscelino Kubistschek , no período 1940-1945, a Prefeitura criou o Museu Histórico. Simultaneamente o Arquivo foi perdendo o reconhecimento de seu papel de "guardião da memória", realçado em outras gestões. No relatório do prefeito Juscelino, o Arquivo não apareceu como um órgão; visualiza-se apenas o fruto de suas atividades: o registro de documentos . Em 1943, parte do acervo do Arquivo foi transferida para o Museu, especialmente , as belas pranchas dos arquitetos da CCNC. Aos poucos, o Arquivo passou a ser conhecido como o "Arquivo Geral da Prefeitura", aproximando-se cada vez mais das funções de protocolo e de expedição, embora continuasse a ser uma seção na estrutura organizacional .

Em 1951, havia no Arquivo 9.525 livros de escrituração, 3.489 talões ou volumes de registros diversos, 297.890 processos e 1.977 peças isoladas, além de outras peças não especificadas.

Em 1952, o secretário chamou atenção para a precariedade das instalações ocupadas pelo Arquivo e para a necessidade de adoção de melhores métodos de arquivamento da documentação existente. Para solucionar o problema, nomeou-se uma comissão para definir as providências. Uma das propostas consistiu em incluir no orçamento de 1953 uma dotação de 100 mil cruzeiros para a aquisição de aparelhos e melhorias na estrutura. Ainda em 1953, a PBH ganhou nova estrutura. O Arquivo passou a integrar a Administração Geral, dentro do Departamento de Administração, como uma divisão de Comunicações e Arquivo (BELO HORIZONTE, 1953, p. 14).

Novamente, ao se aproximar do público, mediante maior divulgação de suas ações, o Arquivo ganhou fôlego. Em 1956, ocorreu nova ampliação de suas dependências. Passou a dividir-se em três setores: Arquivamento de Processos, Autos e Alvarás; Conservação e Limpeza; e Chefia e Administração. Uma das primeiras ações do setor responsável pela conservação foi promover novo expurgo e o fichamento do material considerado aproveitável. No mesmo período, foram preparadas instalações, junto ao Arquivo, no saguão da Prefeitura, para recebimento e expedição (BELO HORIZONTE, 1958, p. 34).

A partir de 1957, as ações da Divisão de Comunicações e Arquivo - DCA e da Divisão de Estatística e Documentação tornaram-se ainda mais próximas no âmbito da Administração Geral. Os fundamentos desta união foram os seguintes:

"I - a Administração Pública, instrumento de realização do bem coletivo, não pode prescindir da crítica, do conselho ou sugestão da comunidade, devendo, antes, facilitar essa participação, por todas as formas possíveis;
II - é preciso estimular ou desenvolver o controle democrático e direto do governo local, que se exerça através dos próprios cidadãos ou grupos representativos deles, qualquer que seja a sua natureza;
III - é dever das administrações bem informar as partes, relativamente ao andamento dos assuntos de seu interesse, bem como manter o público a par dos problemas administrativos e das providências para solucioná-las (BELO HORIZONTE, 1959, p. 66).

A DCA, como era conhecida a divisão, prestou um serviço significativo. De acordo com o Relatório de 1959,
"9.085 papeletas e fichas foram elaboradas. Por telefone, foram prestadas 9.500 informações, enquanto por serviço microfônico elas ascendiam a 18.000. Outrossim, foram expedidos ofícios e cartas no total de 7.500" . Para dar conta de tais demandas, a DCA teve de reavaliar os seus critérios de arquivamento.Como primeira medida criou um padrão de encadernação próprio para os grupos e séries de documentos. Também, passou a adotar o padrão Dewey, da biblioteconomia, para a codificação de todo o acervo (BELO HORIZONTE, 1959, p. 66).

A partir de 1964, a descrição dos trabalhos da Divisão de Documentação e Estatística, microfilmagem e fotografia, passou a ter maior destaque nos relatórios dos prefeitos: desapareceram nessa época alguns números sobre o Arquivo, como os de atendimento à população; em 1967, houve um grande expurgo no Arquivo: 35.915 quilos de papéis, papeletas, processos diversos, etc. aparecendo apenas no lançamento da renda obtida com a venda dos papéis: 1.910.196 cruzeiros (BELO HORIZONTE, 1967, p. 45); em 1971, novo expurgo, mediante concorrência pública feita por uma comissão de expurgo: 4.120 quilos de papel vendidos a 30 centavos o quilo (BELO HORIZONTE, 1972, p. IV. 6-26)

Em 1972, uma nova comissão foi nomeada pela Portaria n.1.886/72, para proceder a outro expurgo no Arquivo, apresentado como a primeira grande etapa para a implantação da microfilmagem. De acordo com o prefeito, "trata-se de um trabalho exaustivo, consistindo na transcrição em livro próprio da documentação, separadamente, por Secretaria e exercício, possibilitando a livre movimentação entre as prateleiras do Arquivo - as quais se encontram abarrotadas - e a retirada de papéis amontoados sob as mesmas". Esse fato veio dar nova dimensão e apresentação estética ao Arquivo Geral.

Prosseguiu-se, em 1975, o expurgo de processos, com o início do exame de documentos de 1952, chegando-se até os de 1957, ação mais trabalhosa, sem dúvida, o que explicaria o reduzido número de produção quantitativa em relação aos processos de 1974.

Objetivou-se evitar que papéis inúteis e sem proveito viessem ocupar espaços, já tão escassos no arquivo, quando tantos outros documentos importantes teriam que ser resguardados. A partir do que era tido como um arquivo racionalizado, implantou-se a microfilmagem (BELO HORIZONTE, 1976, p. 5.6).

Em 1978, ocorreram novos expurgos. Desta vez, os relatórios mencionam os processos de 1956 a 1972, exceto os relativos à contagem de tempo; à transferência da coleção de jornais Minas Gerais, de 1894 a 1972, para a Biblioteca do IMACO; e a alienação de jornais, revistas e papéis velhos (35.565 kg), em que se apuraram Cr$ 29.142,00 (BELO HORIZONTE, 1979, p. 05.00.1).

Na década de 1980, implementou-se o Centro Micrográfico da Prefeitura. Os trabalhos tiveram início pelas Secretarias de Administração, Fazenda e Obras. De acordo com a política de racionalização dos serviços, procurou-se utilizar a tecnologia de tratamento eletrônico de dados e da microfilmagem, em substituição à de processos convencionais.

Em 1982, apareceram os primeiros estudos a para formulação da Lei de Preservação do Patrimônio Cultural da Cidade. Neste mesmo período, no bojo de uma ampla reforma administrativa, o Arquivo Geral, agora integrante da Coordenadoria de Serviços Gerais, passou por nova modernização de seu sistema de documentação e arquivo. Passou a haver a definição de tempos de arquivamento, a ampliação da microfilmagem e a implantação do sistema OPUS, desenvolvido em conjunto pela Processamento de Dados de Belo Horizonte - PRODABEL e Secretarias de Planejamento e Administração, interligando a Prefeitura numa rede integrada de informações e processamento de dados (BELO HORIZONTE, 1985, p. 12.00.4). É interessante destacar que o sistema OPUS ainda é utilizado pela PBH.

No entanto, a implantação desse sistema, que já apresentava preocupações com a temporalidade de documentos, não iria impedir novos expurgos, que, em 1985, apareceram como fruto de "criterioso exame", não descrito no relatório do prefeito.

Em 1989, ampliaram-se as discussões sobre a preservação da memória da cidade. E a idéia de criação de um arquivo municipal concretizou-se, no âmbito do Programa de Preservação e Revitalização do Patrimônio Cultural do Município. Uma de suas ações seria a realização do seminário Bases para a Implantação de um Arquivo Moderno: o Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte, de 4 a 6 de setembro de 1990. Em 1991, o Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte foi criado, por Lei Municipal que estabelecia não só a sua institucionalização como uma política municipal de arquivos.5

A Política de Gestão de Documentos da PBH

Na Política Municipal de Arquivos e na lei de criação do APCBH, a Gestão de Documentos destaca-se como trabalho essencial à preservação e ao acesso dos documentos produzidos pela Administração Pública:

"conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua tramitação [dos documentos], avaliação e arquivamento, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente" (Lei Municipal n. 5899, cap. I, art. 3°).

Para cumprir essa missão, o APCBH criou uma diretoria na sua estrutura organizacional, cujos funcionários têm como função monitorar e percorrer as unidades administrativas, acompanhando a produção dos documentos em todas as suas fases, em uma de suas frentes de trabalho. Após o recolhimento dos documentos considerados de valor permanente à sede do APCBH, procedem a sua conferência e encaminhamento à Diretoria de Arquivos Permanentes, área responsável pela guarda, tratamento e disponibilização dos documentos considerados de valor permanente tanto por sua representatividade para a história da cidade como por seu valor de prova.

Hoje, o APCBH acompanha a produção documental em toda a Prefeitura, inclusive, no Arquivo Geral de processos, que continua a ser subordinado à Administração, e outros arquivos de guarda intermediária, como o existente na Secretaria Municipal de Saúde, para guarda de documentos que ainda têm usos esporádicos por seus produtores. Tais arquivos poderão ser transferidos para o APCBH ou eliminados, seguindo os critérios de avaliação estabelecidos pela legislação arquivística sobre a materia epelos produtores dos documentos, o que se apresenta consolidado na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos da Administração Direta da PBH.

Quando se fala sobre acesso a documentos públicos, a ênfase quase sempre recai na disponibilização dos acervos para o cidadão, como se este fosse o único usuário. Normalmente, não se dá conta de que o produtor dos documentos é, ele próprio, o primeiro usuário do que está produzindo. E, caso não seja ele, será seu colega ou seu gerente. Ressente-se no setor público de uma preocupação maior com a difusão de uma idéia que é muito cara àqueles que trabalham na iniciativa privada: um documento que esteja sempre bem guardado e que possa ser acessado na hora que dele se necessita é o melhor reflexo da ação de quem o produziu. É ele que servirá como fonte probatória de seu currículo, que eliminará horas e horas de pesquisa quando tiver de iniciar um novo projeto.

Nos últimos anos, o Arquivo tem se esforçado para demonstrar não só o que a PBH ganha ao investir em gestão de documentos, mas também o quanto perde ao não investir na correta utilização das ferramentas produzidas para a racionalização da produção documental.

Para dar início aos trabalhos arquivísticos, após a criação do APCBH, promoveu-se o Recenseamento dos Acervos Documentais Acumulados pela PBH, ao mesmo tempo em que se realizou o reconhecimento de seu estado de conservação. Apesar de não ser tão usual na área, o termo recenseamento reflete bem o espírito desta primeira investida. Um grupo de servidores percorreu os grandes depósitos de documentos e procurou identificar os acervos correntes em seus locais de produção. Simultaneamente, outra equipe iniciou os estudos para a elaboração da Evolução da Estrutura Administrativa da Prefeitura de Belo Horizonte - 1894-1992.6 Os dois trabalhos subsidiariam a organização dos acervos identificados como de guarda permanente a serem recolhidos ao Arquivo.

Para isso, tornou-se necessária a definição de um quadro de fundos7 que refletisse a organização da própria PBH e a produção orgânica de seus documentos. Cada conjunto de documentos produzido ou recebido por um mesmo órgão seria tratado como fundo. Na hora de desenhar esse quadro, descobriu-se que se fosse feito um modelo com todos os órgãos produtores de documentos desde a organização da Prefeitura, vários desses fundos ficariam vazios, pelos vários expurgos, citados na primeira parte deste texto, ou pela má conservação dos acervos. Ficou estabelecido, então, que o quadro norteador do APCBH respeitaria em seu arranjo arquivístico a ordem estabelecida pelos órgãos responsáveis pela guarda da documentação. Estes, mesmo não sendo, muitas vezes, os produtores, teriam a lógica do uso daquela documentação respeitada, já que foi isso que garantiu a sobrevivência daqueles acervos.

Paralelamente a essas investidas para o conhecimento do universo da produção documental e para o recolhimento dos acervos permanentes, iniciou-se um grande investimento na difusão do significado desta proposta de gestão de documentos para a Prefeitura, mediante a realização de cursos e treinamentos. Este tem sido um esforço contínuo do Arquivo. Sabia-se desde o início que não bastava criar as ferramentas de gestão, pois um arquivo só se torna vivo e dinâmico na medida em que é reconhecido como o responsável pelo patrimônio documental de sua esfera de atuação.

Em 1997,8 a PBH tornou-se uma das primeiras prefeituras do país a ter efetivamente implantada uma Tabela de Temporalidade e Destinação dos Documentos de Arquivos da Administração Direta. Para isso, o APCBH, em parceria com a Secretaria Municipal de Administração, iniciou, em 1994, o trabalho de elaboração da Tabela, assim como de outras atividades de sensibilização e treinamento dos funcionários da PBH para difundir o significado de um programa de gestão de documentos. A proposta consistia em apresentar o conjunto de procedimentos, ferramentas e operações técnicas referentes às atividades de tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos , em fase corrente e intermediária, fases do ciclo de vida do documento, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A Diretoria de Gestão de Documentos tornou-se, formalmente, responsável pelo ciclo completo de cada documento gerado pela Administração Pública, desde o momento em que foi produzido até sua destinação final. O documento, conforme seja seu caráter informativo, comprobatório ou histórico , pode ser eliminado depois de cumprir a finalidade para a qual fora criado ou permanecer no Arquivo, temporária ou definitivamente.

Assim, para que esta instituição cumpra sua função primordial de permitir o acesso à documentação, tanto ao cidadão quanto à própria Administração Pública, é necessário que se realize um recolhimento organizado e sistemático. A organização de documentos tem sido uma tarefa primorosa, em que se tem conseguido fazer grandes recolhimentos, de forma criteriosa. Mas ainda há muito por fazer.

Apesar de ser um instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente - o prefeito -, que determina prazos de guarda, levando em conta a especificidade de cada suporte, e estabelece critérios para a microfilmagem e eliminação de todos os documentos produzidos e recebidos pela Administração Direta da Prefeitura de Belo Horizonte, a Tabela não pode ser encarada como um instrumento legal estático e apenas penalizador do servidor que não cumpre suas responsabilidades em relação aos documentos. Para isso, tem-se procurado acompanhar todas as mudanças ocorridas na PBH. Apenas para dimensionar o que isso significa, basta citar que em 2002 foram revisados os prazos e, até mesmo, a forma de mais de quinhentos documentos da Secretaria Municipal de Saúde. Com a reforma administrativa empreendida pela atual gestão, esse tipo de investimento tem que ser feito em muitos órgãos.

Os órgãos da Administração Indireta não foram objeto dos primeiros trabalhos da Diretoria de Gestão de Documentos, não pela desconsideração de sua importância, mas pela impossibilidade física de a equipe cobrir toda a Prefeitura. Essa foi uma escolha necessária naquele momento de institucionalização do próprio Arquivo. A opção por começar o trabalho pela Administração Direta deu-se em razão de a maior parte das atividades da Prefeitura estar contemplada na primeira versão da Tabela , o que, posteriormente, facilitaria a sua implantação nos demais órgãos. Seguindo esta lógica, desde 1997, após a implantação da Tabela, treinamentos e cursos sobre a sua utilização na Administração Direta, órgãos como a BHTrans, a Urbel e a Fundação Zoobotânica têm merecido atenção especial. Assim, os documentos de suas áreas fins vão sendo incorporados à Tabela de Temporalidade da PBH, juntando-se aos documentos da Administração Direta, em itens específicos. Ao mesmo tempo, enfatiza-se a importância de adotar os mesmos procedimentos em toda a administração municipal.

Quando se discutem as questões relativas à preservação da memória da cidade, normalmente se esquece do papel da gestão de documentos neste contexto. Não se pretende aqui sugerir que pesquisadores tenham que discutir as possibilidades de seus trabalhos caso esse ou aquele documento tivesse sido preservado, mas, ao contrário, realçar a importância de conhecer-se, a priori, a produção documental existente. A Tabela de Temporalidade é o instrumento que possibilita esse tipo de levantamento prévio. E, mais uma vez, vale ressaltar que isso interessa a várias áreas. Quando se pensa em propor um tema para uma pesquisa, em especial aquelas que visam às titulações, o primeiro passo deveria ser uma consulta à Tabela sobre os acervos que potencialmente serão consultados. Neste instrumento podem-se visualizar os documentos a serem produzidos em suas diversas fases de vida: os de longa guarda intermediária, os que já nascem permanentes (como os relatórios), os rapidamente eliminados e os que recuperam as informações contidas naqueles que foram descartados. Enfim, saberíamos antecipadamente o que seria possível utilizar, com quais restrições, em que suporte e quando.

Esse último ponto coloca-se como de fundamental importância. Hoje, diante da cobrança cada vez mais rigorosa para o cumprimento de prazos nos programas de pós-graduação, esse tipo de preocupação com a viabilidade de acesso aos documentos deveria interessar a qualquer coordenador de cursos. Mas, como são bem poucas as Tabelas de Temporalidade efetivamente implantadas no país, a maioria nem sabe de sua existência.

Outro aspecto que pode ser revelado pela Tabela refere-se aos locais de guarda. Alguns documentos, pela importância de suas informações técnicas, exigem do usuário-servidor a análise de detalhes ou o seu uso como instrumento subsidiador de novos documentos, sendo por isso considerados de guarda permanente pelo órgão produtor. É o caso dos Cadastros de Parcelamento do solo do Município, sob a guarda da Secretaria Municipal de Regulação Urbana. Apesar de se tratar de documentos de guarda permanente, o APCBH ainda não dispõe de um processo de reprodução eficaz e viável para essa migração de suportes que permita continuar atendendo satisfatoriamente os seus produtores, especialmente no que diz respeito acores e medição de tamanho de lotes ou de áreas remanescentes, por exemplo, o que permitiria a transparência dos originais para tratamento e preservação no Arquivo. Um dos recursos já analisados seria a microfilmagem. Porém, não resolveria as necessidades de consulta dos produtores-usuários. Outra alternativa para esse exemplo seria a digitalização, que dá conta de atender às necessidades desses usuários, mas exigiria uma resolução inviável financeiramente para visualização de alguns detalhes.

Tal conhecimento ampliado sobre os documentos a serem produzidos permitiria, ainda, uma discussão mais rica sobre o que preservar. Para decidir sobre a destinação dos documentos , a PBH conta com a Câmara Técnica, uma instância prevista pela Lei da Política Municipal de Arquivos9 , para definir prazos para os novos documentos, criada pelo Decreto que aprovou a Tabela. Essa Câmara deve ser a destinatária das sugestões encaminhadas pelos pesquisadores, e não apenas dos usuários da Tabela. Os horizontes de nossos técnicos seriam ampliados com sugestões de outros possíveis usos para documentos após a prescrição de seus prazos legais, já que ampliar seus usos deve ser uma preocupação constante do gestor do documento.

Para dar maior vitalidade à Tabela de Temporalidade, necessitamos agora de maior investimento em seu valor informacional. A Tabela foi publicada na íntegra em número especial do Diário Oficial do Município, em 1997, encontrando-se também disponível na intranet. Sua atualização é feita pelo APCBH, e a manutenção técnica, pela Prodabel. Para que o usuário externo possa utilizá-la de maneira mais eficaz , prevê-se sua migração ela deverá migrar para a internet em 2004.

No novo formato eletrônico, acreditamos que a Tabela tornará mais visível a necessidade da gestão dos documentos produzidos em meio digital e/ou digitalizados. Essa discussão torna-se a cada dia mais urgente, especialmente quando se pensa no uso das câmeras fotográficas digitais ou, até mesmo, na dificuldade que muitos ainda têm de ver o e-mail como uma correspondência, por exemplo.

A Produção de Documentos em Meio Digital e a Digitalização de Documentos


Já existe consenso no meio arquivístico de que pouco adianta investir em gerenciamento eletrônico de documentos (GED) sem que haja uma política de gestão de documentos eficaz que abarque os documentos em todos os seus suportes e que discuta todas as fases de seu ciclo vital.10 No entanto, faltam investimentos maciços para a elaboração das ferramentas próprias da Gestão de Documentos, especialmente nos órgãos públicos. Ao mesmo tempo, há a compreensão de que não é possível adiar as discussões sobre o tratamento dos documentos que já são produzidos em meio digital. Resta, enfim, o desafio de promover a digitalização para preservação e acesso de alguns documentos em um órgão público sem os recursos necessários para o emprego de tecnologia tão cara.

Neste sentido, mesmo acompanhando os avanços na produção das ferramentas de gestão de documentos, ainda não se tem fôlego para enfrentar as questões de GED. Nos últimos doze anos, a preocupação quanto às grandes massas documentais recolhidas levou o Arquivo a priorizar as discussões sobre a sua digitalização, tanto para preservá-la quanto para viabilizar ou agilizar o acesso dos usuários.

Como exemplo disso, desde 1996, as equipes do Museu Histórico Abílio Barreto e do Arquivo Público Mineiro têm sido parceiras do APCBH na discussão sobre a melhor forma de divulgar e preservar o acervo da Comissão Construtora da Nova Capital, dentre outros acervos.

Documentação fundante tanto do APCBH como do Museu, o acervo dessa Comissão, pela própria lógica de sua produção, distribuiu-se ao longo dos anos por essas instituições,11 havendo ainda documentos dispersos em outras instituições, onde, em alguns casos, cumprem suas funções técnicas até hoje.

Cada uma dessas instituições produziu os seus instrumentos de busca para acesso a esses documentos. Eles dão conta do bom atendimento do usuário, embora somente quando ele já se encontra dentro da instituição, literalmente, já que nenhum dos instrumentos se encontra disponível em meio eletrônico ou em publicação impressa de maior circulação. O nosso desafio consiste, portanto, em agilizar a pesquisa e evitar caminhadas inúteis do usuário. Em outras palavras: mostrar ao pesquisador onde procurar o quê, já que os documentos mais técnicos, como os relatórios das seções que compunham a Comissão e os de caráter contábil ou quase cartorial, encontram-se no APCBH. No Arquivo Público Mineiro, as centenas de ofícios presentes no Fundo Secretaria de Agricultura permitem acompanhar a discussão política sobre os seus trabalhos. O Museu concentra a parte mais atraente do acervo, em que se destaca a produção do Gabinete Fotográfico da Comissão.

Em 2001, apresentou-se à FAPEMIG o projeto "Digitalização do Acervo da Comissão Construtora da Nova Capital - CCNC", que propunha como solução para o problema: a construção de um banco de dados que reunisse as informações contidas nos instrumentos de pesquisa das três instituições; a microfilmagem dos acervos, para a sua preservação; e a digitalização dos microfilmes, para facilitar o acesso. Aprovado o projeto, os trabalhos começaram em 2002, estando prestes a serem concluídos.

No decorrer dos trabalhos, diversas indagações colocaram em cheque as convicções dos técnicos das três instituições. Por exemplo, no Museu e no APCBH as descrições nos inventários chegavam, às vezes, a níveis de detalhamento absurdos quando comparados aos do Arquivo do Estado, cujo acervo foi tratado todo o tempo como parte de um grande fundo, o da Secretaria de Agricultura. Além disso, como tratar o acervo museológico nesse novo instrumento de busca - o banco de dados -, construído com o olhar arquivístico? Como apresentar os documentos de forma equilibrada, já que os manuscritos ou impressos seriam reproduzidos em seu formato original, pouco perdendo em definição, cor e formato, por exemplo? Quanto à parte cartográfica ou a parte fotográfica, seriam estas as mais prejudicadas pela reprodução feita em partes ou a partir de cromos. O tempo todo indagava-se sobre o que seria suficiente para o cidadão, o pesquisador.

Nesses momentos, as preocupações deixavam transparecer um dado inegável: o fetiche pelos documentos. Arquivistas, historiadores ou bibliotecários, não conseguimos ser tão imunes à monumentalização (LE GOFF, 1990) dos acervos quanto gostaríamos. No fundo, não escapamos à tentação de tratar os documentos como "o nosso acervo" e de querer realçar, mais e mais, as suas especificidades, a sua riqueza. Parecíamos esquecer, muitas vezes, que o novo instrumento não nos faria abandonar nossas antigas ferramentas, nossos inventários, presentes em cada espaço de consulta. Além disso, parecíamos nos esquecer de que o trabalho novo não iria substituir por completo o nosso trabalho de atendimento em nossas salas de consulta, especialmente aquele que envolve o uso de documentos como prova, garantindo os direitos do cidadão, ou que contempla os usuários que não têm acesso à internet.

Enfim, tais situações nos permitiam ampliar a nossa visão sobre os usos possíveis dessas tecnologias para a preservação e, principalmente, para a ampliação das formas de acesso. Em 2002, antes mesmo que concluíssemos o projeto interinstitucional, o APCBH teve um novo projeto de digitalização aprovado pela FAPEMIG, o "Programa de Preservação e Acessibilidade do Acervo Audiovisual do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte". Agora, o desafio consiste em digitalizar cerca de seis mil negativos do acervo do Arquivo, que não haviam sido positivados e/ou identificados de forma correta quando de sua produção. A construção deste projeto piloto permitirá uma disponibilização mais ampla do acervo fotográfico ao público.

O acervo escolhido como piloto pertence ao Fundo Assessoria de Comunicação Social, que guarda coberturas fotográficas de eventos em que participam vários prefeitos. O conjunto recolhido carecia de uma identificação criteriosa sobre o produtor da imagem e, muitas vezes, sobre o próprio local ou as personalidades retratadas. As imagens mais antigas são da década de 1940. Todo o conjunto possui cerca de 118 mil negativos, que se somam a outras 6 mil imagens positivadas. O armazenamento foi feito sem que se estabelecesse correspondência entre os positivos e os negativos.

Como a disponibilização do acervo fotográfico constitui uma das grandes prioridades do APCBH, há três anos, a Diretoria de Arquivos Permanentes vem investindo na identificação de documentos fotográficos, já que o trabalho de identificação das imagens teve início com a parte positivada do acervo.

Na etapa seguinte deste programa de tratamento iniciada em de 2003, foi implantado um projeto para agilizar a tarefa de identificar os documentos: o
Cestas da Memória, pelo qual se pretende, com o auxílio de ex-funcionários da PBH, antigos moradores da cidade, especialmente os mais idosos, reconhecer as imagens difíceis, como aquelas que retratam obras de saneamento e que foram recolhidas sem nenhuma identificação.

Os Arquivos Modernos como Lugares da Memória

Além dos muitos desafios que cercam as atividades arquivísticas, os arquivos passaram a enfrentar nos últimos anos um dilema em suas políticas de planejamento e tratamento de acervos: como incrementar o acesso eletrônico às informações contidas em seus documentos? Como preservar fisicamente esses documentos em seus diversos suportes? Como dar conta das migrações de suportes para fugir do fantasma da obsolescência? Tudo isso se soma ao trabalho de realizar o tratamento da grande massa documental produzida em papel, sempre objeto de nossas discussões, além de exigir recursos ainda maiores do que os necessários aos procedimentos mais tradicionais.

Na realidade, esse não é um problema novo, como tentamos demonstrar neste texto, mas o que tem atiçado as nossas preocupações nos últimos anos prende-se, em larga medida, às questões associadas ao arquivo como lugar de memória.12 O deslocamento dos documentos do espaço físico do Arquivo para o ambiente de processamento em redes eletrônicas, onde os bancos de dados permitem múltiplos cruzamentos e novas formas de armazenamento das informações, possibilitando que cada cidadão bem aparelhado possa construir seus arquivos virtuais, deixa-nos, às vezes, em dúvida sobre qual será o papel de um arquivo moderno.

Segundo Andréas Huyssen (HUYSSEN, 2000, p. 9-40), vivemos um momento de supervalorização da memória. Esse crescente recurso à memória nacional, regional ou local pode estar associado a uma reação ao processo de globalização e, especialmente, ao crescimento do esquecimento, decorrente da explosão de informações a que estamos expostos. Recorrer à memória, neste sentido, permite-nos "construir uma proteção" contra a obsolescência e o esquecimento, para combater a nossa ansiedade com a velocidade das mudanças em nosso dia-a-dia, para nos desvencilhar dos discursos da perda e da nostalgia de um passado melhor e para enfrentarmos os novos deslocamentos da sensibilidade provocados pelo encurtamento das experiências de tempo e espaço.

Para esse autor, os arquivos, como lugar de preservação espacial e temporal, poderiam ser responsáveis pelas possíveis saídas para essas sensações de mal-estar com a sobrecarga de informações, embora nos lembre que, de fato, a ameaça do esquecimento surge da própria tecnologia, à qual confiamos o registro de nosso tempo. Os arquivos permanecem atrelados à sua materialidade, especialmente por não poder se esquecer do valor probatório de seus acervos, o que, de certa maneira, renova a aura da unicidade e da autenticidade de seus documentos, quase esquecida nessas discussões, e explica a crescente preocupação com a conservação preventiva dos documentos textuais, provavelmente, como uma resposta ao peso da contínua substituição das tecnologias em nossos orçamentos.

Considerações finais

Acreditamos, no entanto, que uma política de gestão de documentos eficaz pode ser tão boa quanto alguns bons e velhos conselhos dos analistas de Organização & Métodos (O&M), que a qualidade total e outras propostas não nos fizeram esquecer, por representar uma garantia de vida para a própria instituição. Por isso, não julgamos necessário discorrer neste texto discorrer sobre o valor do patrimônio documental que o Arquivo conseguiu acumular, mas realçar a importância do tratamento dado aos acervos ao longo do seu processo de criação, medida que assegura os recolhimentos contínuos e a constituição de conjuntos representativos, que os pesquisadores tanto desejam para as suas análises, nos arquivos permanentes.

Os breves relatos sobre os nossos projetos fizeram-nos lembrar de que o mais importante a realçar aqui é que eles só foram possíveis a partir do trabalho em parceria com outros órgãos públicos que se debatem com as mesmas preocupações. Essas parcerias permitiram dividir os custos de implantação e compartilhar conhecimentos tecnológicos e profissionais, ganhos que podem ser traduzidos em acesso rápido para o usuário.

* Diretora Geral do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte (Mestre em História - UFMG, Especialista em Organização de Arquivos - USP, Graduada em História - UFOP).
1 Neste texto, beneficiei-me das sugestões de Eise Lopasso, Cléia Amaral, Vilma Sebe e Adriana Cristina da Silva , colegas do Arquivo, e de Maria do Carmo Andrade Gomes, presidente da Associação Cultural do APCBH.
2 Este texto pode ser encontrado na orelha dos ANAIS do Seminário Bases para a Implantação de um Arquivo Moderno: o Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte(1990) ou reproduzido, em outros termos, quase como um lema, em relatórios da instituição ao longo de seus 12 anos de existência.
3 Esta Comissão constituída pelo Estado de Minas Gerais para a construção da nova capital, atuou de 1894 a 1898.
4 Apesar de o prefeito afirmar que toda a documentação fora reunida no arquivo da Prefeitura, sabemos que parte do acervo, pertencente à Secretaria de Agricultura, ainda permaneceu no Arquivo Público Mineiro. O arquivo do Estado deveria ser o recolhedor natural do acervo, pois a Comissão foi criada pelo Estado. Cf. Relatório de 1937. Op Cit. p. 13-14.
5 O APCBH foi instituído a partir da sanção da Lei Municipal n. 5.900, que "cria o Arquivo e dá outras providências", de 20 de maio de 1991. A Lei n. 5.899, da mesma data, "estabelece a Política Municipal de Arquivos".
6 Hoje, esses estudos se estendem até o ano 2000. O material produzido constitui um importante instrumento de pesquisa para quem consulta o acervo do APCBH.
7 Fundo entendido aqui como "unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade" e o quadro de fundos como o instrumento de controle, sob a forma de lista ou quadro, que indica, na ordem de numeração dos depósitos, salas, estantes e prateleiras, o lugar exato ocupado pelos documentos. Cf .Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, Núcleo Regional de São Paulo, Cenadem, 1990.
8 A primeira versão da Tabela foi publicada peloDecreto Municipal n. 9.223, de 20 de maio de 1997, que estabelece os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela. Em 1999 , já houve uma rerratifcação dos prazos, pelo Decreto Municipal n. 9971.
9 Cf. Lei Municipal n. 5899, de 20 de maio de 1991, e Decreto n. 9.223, de 20 de maio de 1997. Este último estabelece em seu artigo 4° " fica criada a Câmara Técnica de Avaliação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Prefeitura de Belo Horizonte, composta por 3 servidores , sendo um 1 da Secretaria Municipal de Administração/ Departamento de Desenvolvimento Administrativo, 1 servidor da Secretaria Municipal de Cultura/Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte e 1 advogado Procurador da Procuradoria Geral do Município". A Câmara se reúne a medida que surgem as demandas, feitas pelos órgãos da PBH.
10 Um bom exemplo da difusão dessas idéias pode ser encontrado em uma publicação voltada para um público mais amplo, na matéria de capa de Mundo da Imagem, do CENADEM, "Gestão Documental: o segredo antes de se implantar o GED". disponível em: http://www.cenadem.com.br/
mundo_da_imagem/52.cwdo. Acesso em 16/4/2003.
11 Um bom exemplo são os documentos cartográficos sob a guarda da COPASA.
12 Pierre Nora cunhou esta expressão no contexto das comemorações do bicentenário da Revolução Francesa, e nós nos apropriamos dela rapidamente, especialmente nos arquivos e museus.


Referências Bibliográficas


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